La DSN de substitution, prévue pour mai 2026, représente une révolution dans la gestion des déclarations sociales. Ce mécanisme automatisé vise à corriger les erreurs non rectifiées par les employeurs, garantissant ainsi la continuité des droits sociaux des salariés. Découvrez comment cette réforme impactera les RH et les étapes pour vous y préparer.
Qu’est-ce que la DSN de substitution ?
La DSN de substitution est une nouvelle procédure qui intervient en cas d’erreurs persistantes dans les déclarations sociales.
Chaque mois, les organismes de protection sociale transmettent aux employeurs des Comptes Rendus Métiers (CRM) pour signaler les incohérences à corriger.
Si ces corrections ne sont pas apportées, les anomalies seront rectifiées automatiquement via une substitution, et ce, à partir de mai 2026.
Comment traite-t-on les erreurs de DSN en 2025 ?
Avant d’explorer les nouveautés introduites par la DSN de substitution, intéressons-nous d’abord au traitement actuel des erreurs dans les DSN.
Les erreurs bloquantes de la DSN actuelle
Ces erreurs, souvent dues à des données essentielles incorrectes ou absentes, empêchent la validation de la DSN, entraînant un rejet total de la déclaration.
Des exemples courants incluent :
- un code SIRET erroné,
- une identification incorrecte d’un salarié.
Les équipes RH doivent alors examiner et corriger ces anomalies, une tâche qui peut s’avérer complexe.
Les erreurs non bloquantes de la DSN actuelle
À la différence des erreurs bloquantes, les erreurs non bloquantes permettent la transmission de la DSN, mais nécessitent une correction dans un délai imparti. Ce délai varie en fonction de règles prédéfinies par les organismes sociaux. En général, les corrections doivent être effectuées avant la prochaine échéance de déclaration mensuelle de la DSN (le 5 ou le 15 du mois suivant, selon la taille de l’entreprise).
Ces erreurs concernent souvent des informations secondaires, comme :
- des incohérences de format,
- des données accessoires (adresse du salarié, coordonnées bancaires, intitulé de poste, code postal, etc..)
Si ces erreurs s’accumulent, elles peuvent devenir une source importante de travail pour les équipes RH.
DSN de substitution : calendrier de mise œuvre
Voici les grandes étapes de déploiement de la DSN de substitution :
- 2017 : mise en place des DSN (Déclarations Sociales Nominatives)
- 2024 : enrichissement du contenu des CRM (Comptes Rendus Métiers) mensuels pour identifier les anomalies déclaratives.
- Mars 2025 : notification des anomalies non corrigées de 2024 via des CRM de rappel.
- Mai 2026 : mise en œuvre des corrections automatisées par les organismes comme l’Urssaf et la MSA.
Comment mettre en place une DSN de substitution ?
1. Identifier les erreurs
La première étape consiste à analyser les anomalies signalées par les organismes sociaux ou détectées en interne. Ces erreurs peuvent concerner :
- Les éléments d’état civil des salariés.
- Les montants des rémunérations ou des cotisations.
- Les données liées aux arrêts de travail ou à la prévoyance.
Pour vérifier que votre DSN soit correcte, plusieurs étapes de vérification peuvent vous aider.
2. Créer et envoyer la DSN de substitution
Une fois les erreurs identifiées, les organismes sociaux doivent envoyer la DSN de substitution aux entreprises. Les informations corrigées doivent remplacer celles de la DSN initiale. Cette déclaration est ensuite transmise à travers le même canal, tel que Net-Entreprises.
3. Suivre le traitement
Après l’envoi, il est crucial de vérifier l’accusé de réception pour s’assurer que la DSN a été acceptée et que les modifications sont bien prises en compte par les organismes sociaux.
Les impacts de la DSN de substitution sur les RH et les entreprises
1. Une rigueur accrue dans la gestion des données
Les services RH devront être encore plus vigilants sur la qualité des données transmises via la DSN pour éviter des corrections automatisées non désirées.
2. Adaptation des logiciels de paie
Les outils SIRH devront être mis à jour pour intégrer les retours des CRM et assurer un traitement fluide des anomalies.
3. Formation des équipes RH
Les équipes devront être formées aux nouvelles procédures et à l’interprétation des CRM pour anticiper les corrections et minimiser les risques d’erreurs.
Comment bien se préparer à la DSN de substitution ?
Pour une transition réussie, voici quelques recommandations :
Vérifier les CRM régulièrement
- Analysez régulièrement les comptes rendus métier (CRM) reçus chaque mois et corrigez les anomalies identifiées.
- Traitez les CRM de rappel qui recensent les anomalies de l’année précédente afin de prévenir toute correction forcée.
- Effectuez les corrections nécessaires en lien avec les CRM, pour éviter qu’une DSN de substitution ne soit imposée par les organismes sociaux.
Mettre à jour les outils SIRH
Assurez-vous que vos logiciels de paie sont compatibles avec ce dispositif.
Former vos équipes
Initiez vos collaborateurs aux nouvelles exigences pour limiter les risques de substitution.
Consulter les experts RH
En cas de doute ou de difficultés, il est recommandé de faire appel à des spécialistes pour vous assurer de la véracité de vos DSN.
FAQ - Vos questions sur la DSN de substitution
Quelles erreurs peuvent entraîner une substitution ?
Les erreurs qui affectent les droits des salariés, notamment les incohérences dans les données de retraite ou d'indemnités journalières.
Que faire si un CRM signale une anomalie ?
Corrigez rapidement l’erreur via votre logiciel de paie avant la déclaration suivante pour éviter une intervention automatique.
En adoptant une approche proactive, les entreprises pourront non seulement respecter les nouvelles exigences mais également renforcer la qualité de leurs déclarations sociales.
Des questions ?
