La Déclaration Sociale Nominative (DSN) a été instaurée par l'article 35 de la loi Warsmann du 23 mars 2012. C’est un outil mis en place progressivement depuis 2017 puis généralisé le 1er janvier 2019. Elle est essentielle pour les entreprises en matière de gestion de la paie et des déclarations sociales.
Pourtant, l'envoi d'une DSN incorrecte peut engendrer des erreurs coûteuses et des tracas administratifs. Comment pouvez-vous être sûr que votre DSN est correcte ? Voici un guide étape par étape pour vous aider à vérifier la précision de vos déclarations.
1. Assurez-vous du bon paramétrage en amont
La première étape cruciale pour garantir la précision de votre DSN est de vous assurer que votre logiciel de paie est correctement paramétré. Voici ce que vous devez vérifier :
- Organismes renseignés : Assurez-vous que les informations concernant les organismes tels que l'URSSAF, la Retraite Complémentaire et les Organismes Complémentaires soient correctement renseignées dans votre logiciel.
- Paramétrage des organismes complémentaires : Vérifiez que les organismes complémentaires sont paramétrés en fonction des fiches de paramétrage appropriées. Cette étape est essentielle pour garantir que les cotisations complémentaires sont correctement déclarées.
- Répartition des cotisations : Assurez-vous que les cotisations soient correctement réparties sur le tableau des charges en fonction des catégories appropriées. Cela évitera les erreurs de déclaration.
Une fois que le paramétrage de votre logiciel de paie est correct, vous réduirez considérablement les risques d'erreurs dans vos DSN. Cependant, même avec un paramétrage précis, vos DSN peuvent être refusées ou contenir des anomalies.
2. Utilisez le contrôleur du logiciel de paie
Pour éviter les problèmes potentiels, il est recommandé d'utiliser le contrôleur intégré à votre logiciel de paie avant d'envoyer vos DSN. Le contrôleur du logiciel de paie effectue une série de vérifications automatiques pour détecter d'éventuelles erreurs ou incohérences dans vos déclarations. Cela permet de corriger les problèmes avant qu'ils ne se transforment en complications.
3. Vérifiez les comptes-rendus sur net-entreprises
Une fois que vous avez transmis votre DSN sur net-entreprises, vous avez accès à des comptes-rendus appelés Comptes Rendus Métier (CRM). Ces rapports vous fournissent des informations détaillées sur le traitement de votre DSN par chaque organisme destinataire.
Pour vérifier la précision de votre DSN sur net-entreprises, suivez ces étapes :
- Consultez les CRM : Accédez aux comptes-rendus pour chaque organisme. Chaque CRM contient des informations sur le statut de votre déclaration.
- Analysez les résultats : Étudiez les résultats des CRM attentivement. Vérifiez s’il y a des rejets, des anomalies ou des avertissements.
- Effectuez les corrections nécessaires : Si vous trouvez des erreurs ou des problèmes, retournez à votre logiciel de paie pour effectuer les corrections appropriées en fonction des informations fournies dans les CRM.
En résumé, la vérification de la précision de votre DSN nécessite une approche en plusieurs étapes, du paramétrage initial à l'utilisation du contrôleur du logiciel de paie, puis à l'analyse des comptes-rendus sur net-entreprises. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que vos déclarations sont correctes, évitant ainsi des erreurs coûteuses et des complications administratives.
Textes de référence
Article L.133-5-3 du code de la sécurité sociale
- Modifié par LOI n°2022-1616 du 23 décembre 2022 - art. 6 (V)
- Modifié par LOI n°2021-1900 du 30 décembre 2021 - art. 130 (V)
FAQ - Questions fréquentes sur la DNS en France
1. À quelle fréquence doit-on soumettre la DSN ?
La DSN doit être soumise mensuellement avant le 5 du mois pour les entreprises de 50 salariés et plus, et avant le 15 pour les entreprises de moins de 50 salariés
En cas d'événements spécifiques (tels que le départ d’un salarié, changement de taux de cotisation ou encore un arrêt de travail), une DSN événementielle sera nécessaire.
2. Quelles sont les conséquences d'une DSN incorrecte ?
Une DSN incorrecte peut entraîner des pénalités financières pour l'entreprise et des problèmes pour les employés en ce qui concerne leurs droits sociaux.
3. Existe-t-il des outils informatiques pour aider à vérifier la DSN ?
Oui, il existe des logiciels et des outils qui peuvent aider à contrôler la cohérence des données de la DSN comme net-entreprises.fr.
4. Que faire en cas de doute concernant la DSN ?
En cas de doute, il est recommandé de demander de l'aide à des experts en gestion de la paie ou de contacter les organismes sociaux compétents pour obtenir des clarifications.
5. La DSN remplace-t-elle toutes les autres déclarations sociales ?
La DSN a remplacé près de 27 déclarations sociales antérieures et garantit une meilleure précision des données sociales. Elle remplace dans la plupart des cas la DADS-U, la DOETH, la DMMO et la DTS.
La DPAE n'est pas concernée par les déclarations qui rentrent dans le cadre de la DSN.
