La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : un guide complet.

La DSN constitue une avancée majeure dans la gestion des déclarations sociales pour les entreprises en France. Dans ce blog, nous allons explorer en détail ce qu'est la DSN, son fonctionnement, les acteurs impliqués, les délais, les modalités de déclaration, ses avantages, ainsi que les risques encourus en cas de non-conformité.

Qu’est-ce que la DSN?

La Déclaration Sociale Nominative a été instaurée par l'article 35 de la loi Warsmann du 23 mars 2012, et a été initiée sur la base du volontariat en 2013. Le décret n° 2016-611 du 18 mai 2016 indique les échéances d’entrées de toutes les entreprises dans le dispositif DSN. La DSN est donc devenue une obligation pour toutes les entreprises privées à partir du 1er janvier 2017, et pour le secteur public à partir du 1er janvier 2022.

C’est un dispositif déclaratif qui remplace et simplifie la majorité des déclarations sociales de façon mensuelle ou trimestrielle. Elle permet aux entreprises de transmettre de manière dématérialisée et unifiée les données relatives à la paie et aux cotisations sociales.

Les organismes destinataires de la DSN sont :

1. Les ministères chargés du travail, de la santé, et des affaires sociales.

2. Les URSSAF (ou équivalent pour les régimes spéciaux).

3. Les CAF, les CPAM, et les CARSAT.

4. Pôle Emploi.

5. Les organismes de retraite complémentaire et des organismes de protection sociale complémentaire (mutuelle, prévoyance, retraite supplémentaire).

6. Les caisses de congés payés du spectacle et du BTP.

7. L'INSEE, la DGFIP, et l'ASP.

8. La caisse de dépôts et consignations.

Que comprend la DSN ?

La DSN comprend l’ensemble des données suivantes :

• Les données des contrats
• Les données des individus (salariés)
• Les données de l’employeur
• Les données de revenus brut
• Les données des bases assujetties et cotisations
• Les données d’arrêt de travail et de suspension
• Les données de versement
• Les données de prévoyance

Qui fait la déclaration?

Toutes les entreprises, quels que soient leur secteur d'activité, leur statut juridique, leur forme de rémunération ou leur effectif, sont tenues de réaliser la DSN. La responsabilité de la déclaration incombe généralement au service de la paie ou à l'expert-comptable en charge de la gestion sociale.

Pour effectuer la DSN, l’employeur doit disposer d’un logiciel de paie compatible DSN, qui lui permettra de générer le fichier DSN et de le transmettre aux organismes sociaux concernés.

Qu’est-ce qu’un fichier DSN ?

Un fichier DSN constitue une méthode électronique et normalisée d'échange inter-entreprises. Cet outil utilise l'Échange de Données Informatisé (EDI) pour faciliter les transactions commerciales, remplaçant ainsi les documents traditionnels tels que bons de commande, factures, et demandes de devis. Cette approche offre aux entreprises des avantages significatifs en termes d'efficacité et de gestion du temps.

Comment déclarer sa DSN? La démarche complète en 7 étapes

La déclaration se fait principalement en ligne, soit via le portail net-entreprises.fr, soit par transmission via une API. Les entreprises peuvent également utiliser des logiciels de paie compatibles DSN, voici les étapes qui détaillent la démarche concernée :

Choisir la plateforme de déclaration

La déclaration de la DSN se fait généralement en ligne. La plateforme principale utilisée est net-entreprises.fr, dédiée aux déclarations sociales en ligne.

Identifier le canal de déclaration

La DSN peut être transmise par différents canaux, dont le plus courant est la connexion directe à la plateforme en ligne. Les entreprises ayant un volume important de déclarations peuvent opter pour la transmission via une API (Interface de Programmation Applicative).

Coordonner avec les intermédiaires

Si la gestion de la paie est externalisée à un tiers déclarant (expert-comptable, cabinet de paie), il est important de coordonner avec celui-ci pour assurer une déclaration précise.

Utiliser un logiciel de paie compatible DSN

Si l'entreprise utilise déjà un logiciel de paie compatible DSN, elle peut effectuer la déclaration directement depuis ce logiciel.

Vérifier la conformité des informations

Avant la déclaration, il est crucial de vérifier la conformité et l'exactitude des données à transmettre.

Accéder au portail net-entreprises.fr

Se connecter au portail et suivre les étapes sur le site pour compléter la démarche.

Récupérer l’accusé de réception

Récupérer l'accusé de réception confirmant que la DSN a été correctement reçue par les organismes sociaux.

En suivant ces étapes, les entreprises peuvent effectuer leur déclaration sociale nominative de manière efficace.

Quand déclarer?

La DSN doit être effectuée mensuellement.

La déclaration doit être soumise dans le mois qui suit la période de travail rémunéré :

1.   Avant le 5 du mois pour :

-       Les entreprises ayant 50 salariés ou plus

-       Celles qui versent les salaires au cours du mois correspondant à la période de travail.

2.    Avant le 15 du mois pour les entreprises ayant moins de 50 salariés.

Il est essentiel de respecter ces délais pour éviter des pénalités.

Quels sont les risques encourus en cas de retard, de manque, ou de fautes?

Le non-respect des obligations liées à la DSN peut entraîner des sanctions financières. L'URSSAF peut appliquer des pénalités en cas de déclaration tardive, incomplète, ou erronée. La régularité et l'exactitude des informations déclarées sont cruciales pour éviter ces risques.

Voici la liste des pénalités applicables en cas de non-respect des obligations :

Non-respect du vecteur DSN

En cas de non-respect du vecteur DSN, la sanction s’élève à 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS) par salarié.

• Pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 24 septembre 2014 (fixant les seuils de l’obligation anticipée d’effectuer la DSN) :

                    Montant plafonné à 10 000 € si l’entreprise emploie au moins 2.000 salariés

                     Montant plafonné à 750 € si l’entreprise emploie un nombre inférieur à 2.000 salariés

• Pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 18 mai 2016 (fixant les dates limites pour la transmission obligatoire de la déclaration sociale nominative) :

                     Montant plafonné à 750 € par entreprise

Défaut de production dans les délais, ou omission de salariés/assimilés

En cas de non production dans les délais ou d'omission de salariés ou assimilés, la sanction s'élève à 1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié et par mois, ou fraction de mois de retard.

Ce montant est plafonné à 150 % du Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale (PMSS) par entreprise si le défaut de production est inférieur ou égal à 5 jours.

Ce plafonnement s'applique une fois par année civile au maximum.

Autres omissions

En cas d’autres sortes d’omissions, la sanction s’élève à 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié ou pour les données d’identification de l’employeur.

La pénalité est non applicable en cas de régularisation de l’employeur dans les 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données omises.

Inexactitudes

Inexactitude des rémunérations déclarées ayant pour effet de minorer le montant des cotisations dues 

Dans ce cas, la sanction s’évalue à 1 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou assimilé.

Autres cas d’inexactitude 

Dans ces cas, la sanction s’élève à 0,33 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou pour les données d’identification de l’employeur. Pénalité non applicable en cas de régularisation de l’employeur dans 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données inexactes.

Quels sont les avantages de la DSN?

Simplicité administrative

La DSN regroupe l'ensemble des déclarations sociales en un seul envoi mensuel. Cela réduit la charge administrative liée aux multiples déclarations traditionnelles.

Gain de temps

En automatisant le processus de déclaration, la DSN permet un gain de temps substantiel pour les services de paie et de gestion administrative.

Fiabilité des données

En éliminant la saisie manuelle et en utilisant des données déjà présentes dans les logiciels de paie, la DSN réduit les risques d'erreurs.

Réactivité accrue

Les organismes sociaux reçoivent les informations en temps réel, ce qui facilite leur traitement et réduit les délais de réaction en cas de besoin.

A ce jour, la DSN remplace :

-       9 formalités liées au chômage, à la maladie ou au suivi des effectifs DARES

-       19 formalités DUCS – recouvrement

-       14 formalités annuelles/ponctuelles sur les droits des salariés

-       12 procédures spécifiques

En conclusion, la DSN représente une évolution majeure dans la gestion des déclarations sociales, offrant simplicité, fiabilité et réactivité. Cependant, une rigueur constante dans le respect des délais et la précision des informations reste essentielle pour éviter des conséquences financières indésirables.