Pour les directions des ressources humaines et les gestionnaires de paie, 2026 marquera un tournant décisif. La DSN ne sera plus seulement un flux déclaratif, mais un terrain de conformité où l'administration générera une DSN recalculée pour garantir les droits des salariés.
Voici tout ce qu'il faut savoir pour bien se préparer.
Depuis sa généralisation en 2017, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) a simplifié les flux, mais la persistance d'anomalies menace les droits sociaux des salariés (retraite, maladie, chômage).
Pour y remédier, l’URSSAF et la MSA passent à la vitesse supérieure avec la DSN de substitution. Ce dispositif permet aux organismes de recalculer certaines bases de cotisations en cas d’anomalies persistantes.
1. Le dispositif et le calendrier de déploiement
Rappelons que la DSN de substitution est un mécanisme par lequel l'organisme de recouvrement remplace les données erronées transmises par l'employeur par ses propres calculs, après l'échec des relances amiables.
L’Urssaf assure ainsi une mission de mise en conformité de la donnée sociale pour l'ensemble des acteurs grâce à des contrôles ciblés et restitués en temps réel aux employeurs.
« L’Urssaf réalise plus de 170 types de vérification tous les mois sur 2,5 millions de DSN au bénéfice de 28 millions de salariés. »
Seul l'employeur est responsable de la qualité des DSN. Des arrêts de cours de cassation ont rappelé récemment que, dans la mesure où l'employeur est seul débiteur des cotisations et contributions sociales assises sur la rémunération du salarié, la charge de la preuve du paiement des cotisations pèse exclusivement sur lui.
Vers des données DSN les plus fiables possibles
La qualité des données en DSN devient la priorité des pouvoirs publics pour garantir les droits sociaux des salariés, lutter contre la fraude et assurer le bon recouvrement des cotisations. En cascade, cela devient un enjeu majeur des équipes RH.
Car la DSN se positionne depuis sa création comme le socle du financement de la protection sociale tout en étant, dans le même temps, le socle d'acquisition et de sécurisation des droits des salariés.
Chaque donnée transmise via la DSN irrigue l'ensemble du système social (Assurance Retraite, Assurance Maladie, Agirc-Arrco, France Travail, CAF). Une simple erreur ou omission peut engendrer des ruptures de droits critiques :
- Retraite : Erreur de calcul des droits ou des points.
- Santé : Mauvais calcul des indemnités journalières.
- Solidarité : Impact direct sur le montant de la Prime d'Activité ou du RSA via le Montant Net Social (MNS).
Aussi, la DSN n'est finalement efficace dans cet ensemble que si les données sont justes, sont complètes et qu'elles sont transmises dans les délais.
C’est précisément le rôle de la DSN de substitution : permettre de valider des données qui seraient en anomalie, alors que celles-ci n’ont pas été corrigées par l'employeur au fil de l’eau.
Et pour les employeurs, justement, cette qualité des données est l'assurance du bon recouvrement des cotisations. Des justes cotisations : c’est-à-dire ni plus ni moins.
Le calendrier de bascule vers la DSN de substitution :
Pour la première année 2026, le dispositif cible spécifiquement les données impactant les droits à la retraite (assiette plafonnée).
En ce début d’année, le calendrier de déploiement s’accélère :
- 2025 (année d’apprentissage) : Une phase "à blanc" a eu lieu. Les équipes RH ont reçu des CRM (Comptes Rendus Métiers) de rappel sur les anomalies 2024, mais sans substitution automatique.
- Mars 2026 (le rappel) : L'URSSAF envoie un CRM de rappel annuel listant toutes les anomalies persistantes de l'exercice 2025.
- Mars à mai 2026 (la mise en action) : les employeurs disposent de 2 mois pour corriger via une DSN rectificative ou formuler une opposition motivée. Plus précisément, ils ont jusqu'à la seconde échéance déclarative suivant la notification du CRM de rappel (soit jusqu'au 6 mai 2026 pour la DSN d'avril) pour corriger via une DSN rectificative ou formuler une opposition motivée.
- Mai-juin 2026 (la substitution d'office) : En l'absence d'action, l'URSSAF génère la DSN de substitution utilisée pour le calcul du recouvrement. Il transmet ensuite un CRM post-substitution pour informer le déclarant des corrections apportées. A noter que l’information du salarié relève de la responsabilité de l'employeur dès lors que la DSN de substitution a des conséquences sur la paie.
- Après juin : démarrage des envois de mise en demeure la cas échéant.
- 2027 : Déploiement du dispositif pour le régime agricole (MSA).
Le parcours de détection des anomalies : le rôle primordial des CRM
Pour détecter les anomalies, le parcours déclaratif est jalonné de plusieurs niveaux d’informations dont les comptes-rendus métiers normalisés (depuis janvier 2023) et non-normalisés :
Le bon réflexe pour les équipes RH consiste à toujours vérifier systématiquement les CRM pour s'assurer que les déclarations ne comportent aucune anomalie à corriger.
Mars 2026 marque l’introduction du CRM annuel de rappel. Il alerte les RH des anomalies récurrentes ou non corrigées détectées au cours de l'année écoulée. Généralement transmis en début d'année, pour l'année N-1 (et antérieures en cas de régularisations), il leur donne une vision consolidée sur 12 mois des anomalies détectées dans les CRM mensuels qui n'ont pas été corrigées. Il indique par ailleurs les anomalies qui sont potentiellement substituables.
L’employeur doit alors :
- corriger les anomalies avant la 2ème échéance DSN suivante,
- ou contester de manière motivée via l’outil « Suivi DSN » de l’URSSAF.
Le CRM annuel de rappel est un outil de pilotage de la qualité des déclarations DSN. Il ne remplace pas les CRM mensuels mais offre une vision stratégique permettant aux équipes RH d'améliorer leurs pratiques déclaratives : analyser ce CRM annuel et planifier les actions correctives nécessaires.
C'est aussi l'occasion pour les RH de faire un bilan avec leur éditeur de logiciel de paie si des anomalies techniques sont identifiées. En effet, l'absence de réception d'un CRM de rappel signifie donc que toutes les anomalies de l'année précédente ont été corrigées.
Mémo des CRM :
(A horizon 2028, un CRM mensuel normalisé, consolidé, inter-régime sera disponible afin d’éviter que les organismes adressent des informations ou des consignes déclaratives divergentes)
A partir de mai 2026, si effectivement les anomalies restent non corrigées ou si l’employeur n’a pas fait opposition (outil "Suivi DSN" - espace en ligne Urssaf), l'URSSAF émettra alors à son encontre une DSN de substitution et transmettra ensuite un CRM qu'on appelle CRM post substitution (un CRM d’information).
L'opposition doit être motivée (présenter des arguments en lien direct avec l'anomalie). Les pièces justificatives ne sont pas systématiquement exigées mais peuvent être nécessaires selon les arguments.
- Si l’opposition est acceptée : La DSN de substitution est annulée (totalement ou partiellement) et le recouvrement n'a pas lieu.
- Si elle est rejetée : La DSN de substitution est maintenue et, en cas de débit, l'employeur reçoit une mise en demeure avec possibilité de contestation devant la Commission de Recours Amiable (CRA) dans un délai de 2 mois.
Le périmètre des contrôles de substitution (2025-2026)
Pour la première année, la substitution cible la fiabilité des données retraite. Les anomalies visées concernent uniquement l'assiette plafonnée vieillesse.
La substitution porte donc sur l'assiette brute plafonnée (rubrique S21.G00.78.001, code 02), essentielle pour le calcul des droits à la retraite. Deux contrôles principaux sont actifs :
- DIPA01i : Salariés mensualisés à temps plein.
- DIPA01j : Salariés à temps partiel.
Ces contrôles vérifient l’écart entre : l’assiette plafonnée déclarée et l’assiette recalculée par l’URSSAF.
Durant la phase initiale, certaines populations salariées peuvent être temporairement hors périmètre de la DSN de substitution selon les contrôles activés :
- salariés multi-contrats
- mandataires sociaux
- apprentis (intégration prévue progressivement durant l’année 2026)
- salariés bénéficiant de taux réduits.
La méthodologie de recalcul de l’assiette plafonnée s’appuie sur les règles de proratisation :
- la proratisation calendaire qui dépend des absences non rémunérées et du nombre de jours calendaires d’emploi.
Cette donnée correspond à l’unité de mesure 40 du bloc activité 53 (fiche consigne DSN n°2713 – Net-entreprises).
- la proratisation contractuelle (temps partiel) qui s’appuie sur la quotité de travail contractuelle, la durée de travail de référence (bloc 40), les heures complémentaires (bloc 51 DSN).
Une incohérence entre ces données peut générer une anomalie.
2. Les bonnes pratiques pour éviter la substitution
Compte tenu des enjeux, l'objectif à très court terme pour les services RH est d'atteindre un taux de "substitution subie" de 0%.
Eviter les erreurs critiques en DSN
Il est préférable pour les équipes RH et paie de systématiquement surveiller certains codes critiques : en particulier les anomalies DIPA01i (temps plein) et DIPA01j (temps partiel).
Elles signalent un écart entre l'assiette déclarée et celle recalculée par l'organisme.
D’autres erreurs peuvent s’avérer piégeuses :
Industrialiser le traitement des CRM
Il ne s’agit pas de traiter les anomalies une fois par an. Il est fortement recommandé d'instaurer une routine mensuelle d'analyse des CRM.
Une grande majorité des erreurs provient d’incohérences spécifiquement au Bloc 40 (Contrat) et/ou au Bloc 53 (Activité).
Et dans le bloc 53 activité, l'URSSAF va reprendre le nombre de jours calendaires pris en compte pour le calcul du plafond. A partir de ces informations, l'URSSAF va recalculer l'assiette plafonnée en bloc 78 en code type 02. S'il y a un écart, une anomalie substituable sera notifiée.
Cet audit des blocs 40 et 53 est un axe à surveiller car il peut nécessiter une analyse contradictoire par l’employeur vis-à-vis des informations retenues par l’Urssaf.
À titre d'exemple, un salarié qui serait à temps plein à 151,67h qui a eu une absence non rémunérée de 2 jours en avril 2025, son assiette plafonnée est calculée en tenant compte justement de ses 2 jours d'absence. Donc, elle serait calculée à 3663,33 euros.
En DSN, au niveau du bloc 40, le salarié est bien renseigné à temps plein avec une quotité de travail à 151,67h. Mais en bloc 53 activité, si l’on retrouve 30 jours calendaires, l'organisme va recalculer une assiette plafonnée à 3925 euros. Donc pour ce cas-là, un écart de 261,67 euros peut être constaté.
Structurer au plus tôt des routines DSN :
Comme tout changement, l’arrivée prochaine de la DSN de substitution se doit d’être accompagnée. D’autant que le début d’année instaure déjà des changements massifs pour les équipes paie et RH (comme la mise en place de la RGDU notamment).
La première des bonnes pratiques consiste à instaurer une routine DSN structurée avec notamment :
- un renforcement des vérifications en amont (prise en compte du cycle CRM → corrections → substitution dans l’organisation annuelle, qualité des données salariés, fiabilité SIRH, cohérence bulletin ↔ DSN…)
- l’identification des anomalies récurrentes (identifiants salariés NIR, SIRET, périodes d’activité, rémunérations…)
- la mise en place d’un processus interne "CRM DSN" solide (lecture systématique des CRM, correction rapide, gestion des contestations…)
- l’instauration d’une veille métier spécifique (suivi des actualités, des consignes déclaratives lorsqu'il y a des nouveaux blocs, des nouvelles rubriques, des changements de codes…)
- la mise en place d’un plan de formation des équipes paie à la DSN et ses subtilités (pour accompagner le changement, limiter les risques sociaux et financiers afférents aux erreurs, réduire le stress éventuel des collaborateurs face à certaines incertitudes…)
- l’utilisation du droit d'opposition si le calcul de l'URSSAF est erroné (opposition motivée via le service en ligne "Suivi DSN" avant l'échéance de mai 2026. Une opposition acceptée stoppe la procédure de substitution)
La DSN de substitution constitue une évolution structurante pour la qualité des données sociales en entreprise. Si le dispositif vise à sécuriser les droits des salariés, il impose aussi aux services RH et paie une organisation plus rigoureuse.
Le calendrier 2026 marque une étape importante : les entreprises doivent désormais se préparer pour intégrer ce nouveau cycle dans leurs pratiques courantes.
La multiplication des opérations de régularisation va augmenter le risque de subir des corrections automatiques non souhaitées, soit une perte partielle de contrôle sur certains éléments déclarés. L’employeur devra alors en gérer les conséquences dans ses comptes et systèmes internes.
Les points clés à retenir :
- 12 mars 2026 : Réception du CRM de rappel annuel (CRM 124)
- Jusqu'au 6 mai 2026 : Délai pour corriger ou contester
- Mai-Juin 2026 : Émission des DSN de substitution si aucune action
- 2026 : Seules les données retraite sont concernées (assiette plafonnée)
- 2 mois après mise en demeure : Délai pour saisir la CRA
- Apprentis : Intégration progressive en 2026
- MSA : Premiers CRM en mars 2027, entrée directe en phase automatique
Télécharger aussi | Notre infographie de synthèse DSN de substitution 2026, ce qui change
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