Recevoir un avis de contrôle de l'URSSAF par lettre recommandée constitue toujours un moment stressant pour les entreprises. Bien préparer son contrôle URSSAF est essentiel pour tous. C'est une démarche complexe qui nécessite une préparation minutieuse afin d'éviter d'éventuelles sanctions. Dans cet article, Spartes vous présente 7 conseils incontournables pour vous aider à anticiper votre contrôle URSSAF.
1- Examinez l'avis de contrôle
Analysez attentivement l'avis de contrôle : veillez à une compréhension approfondie des aspects spécifiques soumis à vérification. Identifiez avec précision les périodes visées, les pièces justificatives nécessaires et les interrogations formulées par l'URSSAF.
2- Organisez rigoureusement vos documents
Rassemblez tous les documents nécessaires, tels que :
- les bulletins de salaire,
- les contrats de travail,
- les déclarations sociales,
- les justificatifs de cotisations.
Classez-les de manière logique pour faciliter l'accès rapide aux informations demandées. Vérifiez que chaque pièce est bien classifiée, que chaque information est présente sous un format digital ou papier. Un dossier bien organisé démontre une gestion sérieuse et facilite le travail des contrôleurs.
3- Assurez-vous de la conformité des déclarations sociales
Assurez-vous que toutes les déclarations sociales sont correctement remplies et déposées dans les délais légaux. Vérifiez attentivement les informations telles que les salaires, les heures supplémentaires et les primes correspondent aux données figurant dans les fiches de paie.
4- Anticipez les contrôles internes
Ne laissez pas le contrôle URSSAF être la première occasion d'examiner vos pratiques internes. Effectuez régulièrement des contrôles internes pour identifier d'éventuelles erreurs et les corriger en amont. Cela vous permettra de présenter des comptes plus précis et de renforcer la confiance dans la gestion de votre entreprise.
5- Planifier des réunions interservices
Organisez une réunion entre les différents services en prévision du contrôle. Il est en effet crucial que les départements susceptibles d'avoir un impact sur la paie, tels que les services commerciaux, de recrutement, de marketing, de ressources humaines, etc., puissent échanger. Cela vise à anticiper et identifier en amont d'éventuelles pratiques qui auraient dû influencer la paie, évitant ainsi la découverte de ces problèmes lors du contrôle.
6- Assistance professionnelle
N’hésitez pas à consultez un cabinet de conseil dans le pilotage de la masse salariale et les cotisations URSSAF pour vous aider à préparer le contrôle.
7- Accueillez l'inspecteur de manière professionnelle
Lors de la visite de l'inspecteur, soyez coopératif et professionnel. Fournissez les informations demandées de manière transparente et ne cachez rien. La collaboration peut influencer positivement le déroulement du contrôle.
La préparation d'un contrôle URSSAF demande de la rigueur, de la transparence et une connaissance approfondie des obligations sociales. Afin de ne pas être redevable auprès du fisc, n'hésitez pas à vous faire accompagner dans cet exercice par conseil expert URSSAF comme Spartes.
